Gesloten bèta : Verwerking bankmutaties
- Carin Lam
Taken | Verwerking bankmutaties
In het nieuwe scherm voor Verwerking bankmutaties zijn de twee verschillende tabs (voorstel en Details) komen te vervallen. Tevens zijn de instellingen voor de verwerking van de bankmutaties per administratie en niet per gebruiker vastgelegd.
Alle informatie staat nu in een scherm, waarbij de breedte van de verschillende onderdelen zelf ingesteld kan worden.
Het nieuwe scherm bestaat uit 4 hoofdvakken. Binnen de vakken kunnen nog verschillende functionaliteiten worden onderscheiden (A t/m F):
Dit deel van het scherm kan naar keuze smaller of breder worden gemaakt. Voor elke bankmutatie is aangegeven hoe deze is herkend. Er zijn drie mogelijkheden:
Wanneer de boeking bij een bankmutaties wordt gewijzigd of aangevuld, dan wijzigt automatisch de status.
De lijst kan oplopend en aflopend worden gesorteerd op Datum, Naam, Omschrijving of Bedrag.
LET OP: Wanneer er van meerdere IBAN-nummers bankmutaties zijn ingelezen, dan worden toch alleen de mutaties van het geselecteerde IBAN-nummer in de lijst getoond. Het is niet mogelijk om mutaties van meerdere IBAN-nummers tegelijk in de lijst te zien. Je kunt in het vak wat in bovenstaande afbeelding is aangemerkt met “B” het gewenste IBAN selecteren.
Hier vind je alle informatie van de bankmutatie, zoals IBAN-nummer en IBAN-nummer tegenpartij, de valutadatum, naam en omschrijving. Ook wordt hier aangegeven hoe de herkenning is ontstaan voor de gevonden openstaande post / boeking en wat de status is van de bankmutatie: Bevestigd of niet bevestigd.
De datum, periode en de status kunnen worden gewijzigd door op te klikken.
Je kan de door Minox voorgestelde boeking aanpassen of - als een bankmutatie niet is herkend - de boeking zelf aanmaken. Uiteraard zijn meerdere boekingen mogelijk als er bijvoorbeeld sprake is van een verzamelbetaling of als er een restant afgeboekt moet worden.
De datum staat niet in de boekingsregel. Automatisch wordt de valutadatum uit de bankmutatie aangehouden.
In het uitzonderlijke geval dat de boekingsdatum moet afwijken t.o.v. de valutadatum, dan kan je deze wijzigen in het blok met de informatie uit de bankmutatie (zie punt 2).
Als de journaalpost is gemaakt en het volledige bedrag van de bankmutatie is geboekt, dan springt de status automatisch naar Bevestigd.
Met de knop “Volgende (F8)” in de knoppenbalk kun je naar de volgende mutatie of met “Vorige (F7)” naar de vorige mutatie.
A t/m F:
Knoppen voor instellingen en het inlezen of verwerken van het voorstel
A:
Verversen
Met deze knop worden de laatst beschikbare bankmutaties opgehaald, als er sprake is van een automatische bankenkoppeling via Bizcuit.
Minox synchroniseert iedere 6 uur automatisch. Het is mogelijk dat er tussen deze 6 uur interval mutaties zijn binnengekomen bij Bizcuit die dan dus nog niet in Minox te zien zijn. Met verversen haal je deze mutaties ook op.)
Transacties
Deze menu-knop geeft de volgende opties:
Importeren: bestand uploaden
Via deze optie kun je handmatig bankmutaties inlezen. Minox kan CAMT053, SWIFT MT940 en CSV bestanden verwerken.
Importeren: opnieuw ophalen
Wanneer je gebruik maakt van de automatische bankenkoppeling via Bizcuit, dan kun je met deze optie bankmutaties opnieuw ophalen. Je selecteert dan een IBAN-nummer en een datum-bereik. Klik daarna op de groene vink.
Lijst afdrukken
Er kan een overzicht worden geprint van de regels in het Voorstel. Hierbij kan een selectie worden opgegeven:
Niet bevestigd
Niet geheel bevestigd
Bevestigd
Alle
Ook kan een datum filter worden ingesteld.
Selectie verwerken
Belangrijk: Let er op dat bij het verwerken van bankmutaties alleen mutaties binnen het ingestelde filter worden verwerkt. Het is nu dus mogelijk om via een filter bijvoorbeeld alleen “Bevestigde” bankmutaties te verwerken. Houdt er in dat geval wel rekening mee dat – als alle mutaties zijn verwerkt – deze zeer waarschijnlijk niet meer op volgorde van valutadatum in het dagboekblad staan. Als dit niet gewenst is, zet dan vóór het verwerken alle filters aan:
Of controleer eerst alle boekingen in het voorstel en verwerk pas wanneer alle vinkjes groen zijn.
Wanneer je alleen kiest voor “Transacties verwerken t/m datum”, dan staan de mutatie wel op datum-volgorde in het dagboekblad.
Selectie verwijderen
Belangrijk: Let er op dat bij het verwijderen van bankmutaties alleen mutaties binnen het ingestelde filter worden verwijderd. Wil je het hele voorstel verwijderen, zorg er dan voor dat alle filters aan staan.
Instellingen
Ook te benaderen via Onderhoud | Algemeen | Verwerking bankmutaties.
Bepaal in de tab “Boeken” je keuze voor Boekstuknummer, Volgorde en de Omschrijving voor de boekingsregels die Minox voorstelt.
Bepaal in de tab “Herkenning” je keuze voor o.a. de herkenning van openstaande posten, de toegestane afwijking en diverse opties. Klik in dit scherm op de “i” voor meer informatie per optie.
B: Selectie van IBAN (in geval van meerdere IBAN-nummers)
Wanneer er sprake is van meerdere IBAN-nummers, dan worden alleen de bankmutaties van de geselecteerde IBAN in de lijst getoond. Het is niet mogelijk om mutaties van meerdere IBAN-nummers tegelijk in de lijst te zien. Ook bij het verwerken of verwijderen van bankmutaties worden alleen de mutaties van de geselecteerde IBAN verwerkt.
C: Selectie van filters
De bankmutaties kunnen worden gefilterd op status: Bevestigd, Niet geheel bevestigd of Niet bevestigd.
Standaard staan alle filters AAN. Wanneer je een status aanklikt, zet je deze dus UIT en verdwijnen de bankmutaties met die status uit de lijst.
Achter elke status staat het aantal bankmutaties voor het actieve IBAN-nummer.
LET OP: Wanneer een filter wordt ingesteld, dan wordt dit automatisch ook toegepast bij het verwerken of verwijderen van bankmutaties.
Knoppen voor o.a. bladeren, verwerken, herkenningsteksten
D :
Vorige (F7)
Blader achteruit door de bankmutaties
Volgende (F8)
Blader vooruit door de bankmutaties
Herkenningstekst
Het is wenselijk vooraf zoveel mogelijk herkenningsteksten aan te maken, waardoor met name bankmutaties die geen betrekking hebben op debiteuren of crediteuren toch herkend kunnen worden. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld contante betalingen (PIN) of automatische afschrijvingen (huur, abonnementen enz.).
Voorbeeld:
Maandelijks wordt een bedrag afgeschreven door de energiemaatschappij onder vermelding van "BETALINGSKENMERK 3752449765823* Klantnr. 221018"
Hiervoor kun je als herkenningstekst "Klantnr. 221018" aanmaken en verwijzen naar de grootboekrekening voor energie. De bankmutatie zal dan worden herkend en worden geboekt op de betreffende grootboekrekening.
Belangrijk is dat een herkenningstekst uniek is en in elke volgende bankmutatie naar verwachting weer terug zal komen. In dit voorbeeld zal het klantnummer altijd hetzelfde zijn, maar het kenmerk elke maand anders.
Document tonen/verbergen
Hiermee kun je facturen of bonnetjes die zijn gekoppeld aan de gevonden openstaande post tonen of verbergen. Zie ook punt 4. Wanneer er geen document is gekoppeld wordt een Pdf met de informatie uit de bankmutatie getoond.
Verwerken
LET OP: Hiermee wordt één bankmutatie verwerkt (alleen de geselecteerde). De keuze om tot en met een bepaalde datum te verwerken is in dat geval uitgeschakeld.
Wil je alle bankmutaties verwerken (of een selectie) dan kan dit via de Transacties knop. Kies daar Selectie verwerken.
Verwijderen
Hiermee kun je de geselecteerde bankmutatie uit het voorstel verwijderen
Knoppen voor aanmaken, tussenvoegen of verwijderen boekingsregel
E:
F: Grootboek- of openstaande posten info van de voorgestelde boeking
Wanneer een bankmutatie door Minox is herkend en er een boeking is voorgesteld, dan vind je hier de bijbehorende informatie van de grootboek-, debiteuren- of crediteuren rekening en eventueel de gevonden openstaande post.