Open

In dit onderdeel worden instellingen gedaan die betrekking hebben op de lay-out van het document Factuur. Voordat het programma Facturering in gebruik wordt genomen, is het belangrijk om de lay-out goed in te stellen.

In de tab Documenten van Onderhoud | Algemeen  |  Basisgegevens administratie is reeds gekozen voor een factuur met een Horizontale sluitregel of een een factuur met een Verticale sluitregel.

Door te klikken op de knop Wijzigen, is het mogelijk om o.a. de kolommen en de teksten die op de Factuur worden geprint, aan te passen.

Het is mogelijk om voor de E-mail-factuur een aantal instellingen te laten afwijken van de standaard factuur.

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de Documenten (Verkoopfactuur) getoond met (standaard) de volgende informatie:

• Documentsoort

• Taalcode

Klik hier voor meer info over Zoeken en Instellingen in de lijst.

Zoeken en Instellingen

Zoeken

Open	Zoeken In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een Docuement door het intoetsen van:
Open	Verwijderen zoekopdracht Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken.

Instellingen

Open	Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van Documenten de weer te geven informatie aan te passen. Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst.

Kaart

Klik hier voor meer info over Navigatie en Knoppen.

Navigatie en Knoppen

Navigatie

Open	Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.
Open	Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.
Open	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
Open	Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.
Open	Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

Knop	Omschrijving

Knop	Omschrijving
Open	Aanmaken Een nieuw record maken.
Open	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record.
Open	Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart.
Open	Kopiëren Door te kiezen voor Kopiëren gegevens, worden alle gegevens van een bestaand document overgenomen naar een nieuw document.
Open	Annuleren Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
Open	Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen.
Open	Door te kiezen voor Print voorbeeld wordt een voorbeeld van de lay-out naar het beeldscherm geprint. Indien er teksten zijn gewijzigd, dienen deze wijzigingen eerst opgeslagen te worden. Het voorbeeld wordt eerst naar het beeldscherm geprint en kan men vervolgens op de printer afdrukken. Het is raadzaam om middels deze knop te controleren of de factuur juist is ingesteld alvorens je gebruik gaat maken van de facturering. Te allen tijde dien je rekening te houden met de beschikbare ruimte op het document. Doordat er gebruik wordt gemaakt van een zogenaamd proportioneel lettertype kan er niet worden uitgegaan van een aantal posities maar moet er naar de beschikbare ruimte worden gekeken. De letter W neemt bijvoorbeeld meer ruimte in dan de letter I.
Open	Door te kiezen voor E-mail voorbeeld wordt een voorbeeld van de lay-out naar het beeldscherm geprint die zal worden gebruikt bij het verzenden van een factuur per e-mail. Indien er teksten zijn gewijzigd, dienen deze wijzigingen eerst opgeslagen te worden. Het voorbeeld wordt eerst naar het beeldscherm geprint en kan men vervolgens op de printer afdrukken. Het is raadzaam om middels deze knop te controleren of de factuur juist is ingesteld alvorens je gebruik gaat maken van de (e-mail)facturering. Te allen tijde dien je rekening te houden met de beschikbare ruimte op het document. Doordat er gebruik wordt gemaakt van een zogenaamd proportioneel lettertype kan er niet worden uitgegaan van een aantal posities maar moet er naar de beschikbare ruimte worden gekeken. De letter W neemt bijvoorbeeld meer ruimte in dan de letter I.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Algemeen

Soort

Hier wordt de gekozen documentsoort vermeld, in dit geval Verkoopfactuur.

Taalcode

Een document kan voor verschillende talen worden ingesteld. Indien er gebruik wordt gemaakt van verschillende talen en er geen documentteksten zijn ingebracht voor die talen, worden de standaard teksten en instellingen van de taalcode NL (Nederlands) gebruikt.

Bij het afdrukken van een verkoopfactuur wordt gekeken naar de taalcode van de debiteur. Die taalcode is ingevuld in de tab Algemeen van de betreffende debiteur.
Ook indien voor bepaalde Nederlandse debiteuren een afwijkende factuur moet worden geprint, kan hiervoor een nieuwe taalcode (bijvoorbeeld NL2) worden gecreëerd in Onderhoud | Algemeen | Talen.

Bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam

Hier kan de bedrijfsnaam worden ingetoetst, zoals deze op de factuur moet worden afgedrukt. Indien je met briefpapier werkt, dient u dit veld blanco te laten.

Bedrijfsgegevens

Door deze optie aan te vinken, worden de NAW-gegevens van de administratie afgedrukt zoals die zijn ingegeven in de tabbladen Algemeen, Extra en Bank van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie. Afhankelijk van de velden die daar zijn ingevuld, wordt de kop voor het document bepaald. 

Aantal exemplaren

Het aantal exemplaren dat voor de debiteur dient te worden afgedrukt, dient hier te worden ingevuld.

Voor het afdrukken van een (kopie) factuur voor je eigen administratie, kan het programma Afdrukken Kopiefacturen of Afdrukken Factuurhistorie worden gebruikt.

Debiteurgegevens

Vervolgnaam en Contactpersoon

Door "Indien ingevuld" aan te vinken kun je aangegeven of de velden "Naam (vervolg)" en/of "Contactpersoon" van de debiteur ook moeten worden afgedrukt. Je dient rekening te houden met de beschikbare ruimte op de factuur.

Adresvenster

Je kunt aangeven of het adresvenster van je vensterenvelop links of rechts is.

Verzendadres

Vervolgnaam en Contactpersoon

Door "Indien ingevuld" aan te vinken kun je voor het verzendadres aangegeven of de velden "Naam (vervolg)" en/of  "Contactpersoon"  van de debiteur ook moeten worden afgedrukt. Je dient rekening te houden met de beschikbare ruimte op de factuur.

Kop

Bedrijfsgegevens

Indien je ervoor kiest om je eigen bedrijfsgegevens af te drukken op de documenten, is het mogelijk om de titels van de af te drukken gegevens aan te passen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing op facturen met een andere taalcode.

Briefhoofd

De standaardteksten die worden afgedrukt, kunnen hier worden aangepast. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor facturen met een andere taalcode.

De velden Factuurdatum, Debiteurennr. en Factuurnr. worden verdeeld over twee regels. Door het gebruik van een of meerdere spaties kan dit juist worden ingesteld.

Gegevens debiteur

Van een debiteur kun je het telefoonnummer en/of e-mailadres vermelden op de factuur.

Orderregel

Deze velden zijn in de huidige versie (nog) niet van toepassing.

Positie debiteur en Positie verzendadres

Men kan de afdrukpositie bepalen voor zowel het debiteurenadres (factuuradres) als het verzendadres.

Aantal tekens naar rechts

De afdrukpositie kan worden gewijzigd door deze horizontaal te verplaatsen. Door bijvoorbeeld 5 in te toetsen, worden de gegevens 5 posities meer naar rechts afgedrukt. Door -5 in te toetsen worden de gegevens 5 posities naar links verplaatst.

Aantal regels omlaag

Tevens kan de afdrukpositie worden gewijzigd door deze verticaal te verplaatsen. Door bijvoorbeeld 2 in te toetsen, worden de gegevens 2 posities regels meer naar beneden afgedrukt. Het is ook mogelijk om een negatief getal in te toetsen. Daardoor verschuiven de gegevens naar boven.

Regel

Kolomtitels Afdrukken J/N

Voor de kolommen kun je aangeven of die wel of niet moeten worden geprint. Tevens kan men de standaardteksten die worden afgedrukt, aanpassen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor facturen met een andere taalcode.

Afdrukken koppen

Met de optie "Voorbedrukte koppen" kan worden bepaald of de kolomtitels moeten worden afgedrukt. Indien deze optie wordt uitgevinkt, worden de kopjes boven de artikelregel en de horizontale sluitregel niet afgedrukt.

Kolommen