Algemene info

De werkkostenregeling houdt in dat je een percentage van je totale fiscale loon, de zogenaamde vrije ruimte, mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers. Dit is de vrije ruimte. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om kerstpakketten, fietsen en parkeergelden. De vrijstelling geldt niet voor boetes of een auto van de zaak. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Je hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.

Voor de huidige fiscale regels inclusief percentages kan je de belastingdienst raadplegen: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/content/werkkostenregeling

Je maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever en dus bijvoorbeeld niet als groep vennootschappen van een concern of als samenhangende groep inhoudingsplichtigen. Als je een loonheffingennummer hebt met meerdere subnummers (bijvoorbeeld L01, L02), dan geldt de werkkostenregeling voor alle subnummers. Voor het berekenen van je vrije ruimte tel je het fiscale loon van alle subnummers bij elkaar op. De werkkostenregeling geldt voor al je werknemers.

Bepaalde vergoedingen gaan niet ten koste van je vrije ruimte.

• Bepaalde voorzieningen op de werkplek gaan niet ten koste van de vrije ruimte, zoals:
  - voorzieningen op de werkplek
  - consumpties op de werkplek (die geen deel uitmaken van een maaltijd)
  - ter beschikking gestelde werkkleding
  - ov-abonnementen
  - voorzieningen werkruimte thuis

• Gerichte vrijstellingen zoals:
  - vergoeding reiskosten € 0,19
  - maaltijden dienstreis
  - maaltijden overwerk
  - maaltijden zakelijke besprekingen met klanten buiten de werkplek
  - opleidingskosten

Let hierbij goed op de voorwaarden die gelden voor deze nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen.

Loon

Loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. O.a. de volgende vormen kunnen voorkomen:

• loon in geld

• loon in natura, waaronder cryptovaluta

• vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen

• uitkeringen en verstrekkingen bij bijzondere gebeurtenissen

• aanspraken, en uitkeringen op grond van aanspraken

• negatief loon

• verzekeringsuitkeringen die belast zijn voor de loonheffingen

• aandelenopties

Bij het bepalen van de hoogte van het loon mag je geen rekening houden met de betaalde werkgeversheffing Zvw of ingehouden bijdrage Zvw. Dat geldt ook voor bijdragen voor vergelijkbare buitenlandse wettelijke zorgverzekeringen.

Lijst

Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de gegevens voor de Werkkostenregeling getoond met (standaard) de volgende informatie:

• Soort

Klik hier voor meer info over Zoeken en Instellingen in de lijst.

Instellingen

Open	Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van de Werkkostenregeling de weer te geven informatie aan te passen. Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst.

Kaart

Werkkosten-kaart

Open

Klik hier voor meer info over Navigatie en Knoppen.

Navigatie en Knoppen

Navigatie

Open	Je kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat.
Open	Je kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat.
Open	Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
Open	Je kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat.
Open	Je kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat.

Knoppen

Knop	Omschrijving
Open	Aanmaken Een nieuw record maken.
Open	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record.
Open	Opslaan en Nieuw record Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt record. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuw record gestart.
Open	Annuleren Het opheffen van gemaakte wijzigingen.
Open	Verwijderen record Een reeds opgeslagen record verwijderen.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Soort

Er kan worden gekozen voor een van de volgende opties:

• Grondslag Fiscale loonsom

• Gerichte vrijstellingen

• Intermediaire kosten

• Nihil waarderingen

• Onbelaste kosten

• Werkkosten (binnen forfait)

Jaarbedrag

Voor de soort "Grondslag Fiscale loonsom" dient het (voorstel) jaarbedrag te worden ingetoetst.

Voor het bepalen van de vrije ruimte en het toetsen van je vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kun je kiezen uit drie methoden:

De vrije ruimte geldt per kalenderjaar of per tijdvak.

Percentage

Voor de soort "Grondslag Fiscale loonsom" dient het percentage te worden ingetoetst voor het bepalen van de vrije ruimte. Voor 2015 is het percentage vastgesteld op 1,2%. Deze forfaitaire ruimte is het percentage van het totale fiscale loon (vrije ruimte) dat je als werkgever mag gebruiken voor onbelaste onkostenvergoedingen en verstrekkingen voor je personeel.

Grootboekrekening van - t/m

Aan elke Soort kun je de bijbehorende grootboekrekening(en) koppelen. Het is mogelijk om per Soort meerdere (ranges van) grootboekrekeningen op te geven.

Geef bij "Grootboekrekeningnr. Van" in vanaf welk grootboekrekeningnummer je de Soort vastlegt. Geldt dit slechts voor één grootboekrekeningnummer dan dien je hetzelfde grootboekrekeningnummer in te geven bij Grootboekrekeningnr. t/m. De ranges met grootboekrekeningnummers mogen elkaar niet overlappen.

Een grootboekrekening kan slechts in één Soort worden vastgelegd.

Open	Aanmaken van een nieuwe range van grootboekrekeningnummers.
Open	Wijzigen van een range van grootboekrekeningnummers.