Copy of Verwerking bankmutaties - in bewerking
Joke van Schaik (Unlicensed)
Jos ten Ham
Indien gebruik wordt gemaakt van internetbankieren, kunnen bankafschriften elektronisch worden ingelezen. Met de module Verwerking bankmutaties kunt u deze bankmutaties automatisch in uw Minox administratie laten verwerken.
Nadat u de bankmutaties hebt opgehaald, kunt u in de klantomgeving van internetbankieren de gegevens exporteren naar een bestand op de harde schijf van uw computer. Dit exportbestand kan vervolgens door Minox worden ingelezen.
Het verwerken van deze bankmutaties bestaat uit 4 stappen:
- Het inlezen van het bestand met bankmutaties, wat u met via internetbankieren heeft klaargezet.
- Op basis van de bankmutaties doet het programma met behulp van een herkenningsprocedure een voorstel tot verwerking van de bankmutaties in uw administratie.
- Vervolgens kunt u wijzigingen in het voorstel aanbrengen.
- De bankmutaties worden definitief verwerkt. De dagafschrift-informatie wordt tezamen met eventuele ingebrachte wijzigingen verwerkt in uw administratie.
Met de optie Herkenningsteksten kunt u teksten of nummers, die in een betalingskenmerk kunnen voorkomen, koppelen aan een debiteuren-, crediteuren- of grootboekrekeningnummer.
Op deze pagina:
Basisgegevens
Voordat u bankmutaties kunt verwerken, dient u de volgende onderdelen in uw administratie te controleren en/of in te voeren:
Onderhoud → Algemeen → Dagboeken
IBAN en BIC
Controleer of, bij alle dagboeken van het type Bank, het IBAN en de BIC is ingevuld. Bij het inlezen van de bankmutaties worden alleen mutaties ingelezen die betrekking hebben op aanwezige bankboeken met een geldige IBAN en BIC.
Het IBAN staat voor een individuele bankrekening. Dit in tegenstelling tot de BIC, die naar een bepaalde bank verwijst.
Het International Bank Account Number, afgekort IBAN, telt maximaal 34 alfanumerieke tekens en heeft een vaste lengte per land. Het Nederlandse IBAN heeft 18 tekens.
Het IBAN bestaat uit een landcode (2 letters), een controlegetal (2 cijfers) en een (voor bepaalde landen aangevuld) nationaal rekeningnummer.
De Bank Identifier Code, afgekort BIC, is een code die wordt gebruikt om een bank te identificeren.
De BIC heeft een lengte van 8 of 11 tekens. De BIC bestaat uit een bankcode (4 letters), een landcode (2 letters), een plaatscode (2 posities). Eventueel kan de code worden aangevuld met een filiaal- of afdelingsnummer (3 posities).
Onderhoud → Debiteuren → tab Bank
IBAN
Geef, voor zover bekend, het IBAN van de debiteur in. Omdat deze in elke bankmutatie van de tegenpartij wordt vermeld, vergroot u hierdoor de kans dat de mutatie wordt herkend.
Onderhoud → Crediteuren → tab Bank
IBAN
Geef, voor zover bekend, het IBAN van de crediteur in. Omdat deze in elke bankmutatie van de tegenpartij wordt vermeld, vergroot u hierdoor de kans dat de mutatie wordt herkend.
Taken → Verwerking bankmutaties → tab Selectie
![]() | Instellingen Middels de knop Instellingen is het mogelijk om o.a. de marge te bepalen voor betalingsverschillen. Het kan voorkomen dat openstaande posten van debiteuren niet volledig worden voldaan. Hier kunt u opgeven tot welk percentage van het factuurbedrag en tot welk restantbedragen een post toch als volledig voldaan mag worden beschouwd. Het programma zal in dat geval automatisch het restant van de openstaande post afboeken. Toegestane afwijkingVoor betalingsverschillen kan in dit venster de toegestane afwijking worden ingetoetst, zowel in een percentage als in een bedrag. De afwijking moet aan beide criteria voldoen. Niet vragen om aanmaken herkenningstekstTijdens het wijzigen van de het verwerkingsvoorstel, biedt Minox - indien van toepassing - aan om een herkenningstekst aan te maken. Wenst u niet van deze functie gebruik te maken, kunt u dat hier uitschakelen. |
![]() | Herkenningsteksten Door te kiezen voor Herkenningsteksten wordt een venster getoond waarin teksten aan een rekeningnummer kunnen worden gekoppeld.
Afbeelding ↓ Het is raadzaam zoveel mogelijk herkenningsteksten in te toetsen. Herkenningsteksten zijn met name belangrijk voor de herkenning van bankmutaties die geen betrekking hebben op debiteuren of crediteuren. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld contante betalingen (PIN) of automatische afschrijvingen (huur, abonnementen enz.). In de tabel met herkenningsteksten kunt u opgeven naar welke rekening een bedrag moet worden geboekt als in het betalingskenmerk van een bankmutatie een bepaalde tekst of code voorkomt. Voorbeeld: Maandelijks wordt een bedrag afgeschreven door de energiemaatschappij onder vermelding van "BETALINGSKENMERK 3752449765823* Klantnr. 22101803-7". In dit voorbeeld kunt u als herkenningstekst "22101803-7" opgeven en verwijzen naar grootboekrekening "4150 - Gas, licht en water". De bankmutatie zal dan altijd automatisch worden herkend. Het bedrag wordt geboekt op de betreffende grootboekrekening. TekstGeef hier (een gedeelte van) de tekst in die altijd wordt opgegeven als betalingskenmerk. Als u een machtiging tot incasso afgeeft aan bijvoorbeeld het elektriciteitsbedrijf, de provider of voor de autolease dan zal de bankrekening van deze ondernemingen waar het geld op wordt bijgeschreven altijd constant zijn. Deze tegenrekening kan door het programma worden herkend. Maak in dat geval een (extra) regel aan, waarbij u in de omschrijving de tegenrekening (zonder punten) intoetst. Rekeningnr.Hier kan een grootboekrekening-, debiteuren- of crediteurennummer worden ingetoetst. Kostenplaatsnr.In geval van een grootboekrekeningnummer met een kostensoort, is het verplicht om een kostenplaatsnummer in te geven. Het kostenplaatsnummer kan eventueel later nog worden aangepast door de bankmutatie op te vragen en de regel te wijzigen.
Herkenningsteksten Ook tijdens het bewerken van de regels in de tab Voorstel, is het mogelijk om herkenningsteksten aan te maken. Indien een niet-herkende regel wordt aangepast en een grootboekrekening wordt gebruikt, zal het programma aanbieden om een herkenningstekst aan te maken. |
![]() | Afdrukken Herkenningsteksten Door te kiezen voor Afdrukken wordt een venster geopend voor het afdrukken van de ingetoetste herkenningsteksten. |
Selectie
Bestand
![]() | Door op deze knop te klikken, wordt een nieuw venster geopend. Klik op Openen om het bestand te selecteren dat dient te worden ingelezen. Upload: Klik vervolgens op Upload om het bestand in het Verwerking bankmutaties van Minox op te nemen. |
Boekstuknummer
Een van de volgende opties kan worden gekozen:
| : | Het laatst gebruikte boekstuknummer uit het bankboek wordt vermeld in Onderhoud → Algemeen → Dagboeken. Dat nummer kan worden overgenomen in de bankmutatie in het veld Boekstuknummer. |
| : | Iedere bankmutatie bevat in het veld Boekstuknummer het nummer dat hier wordt ingetoetst. |
Volgorde
Een van de volgende opties kan worden gekozen:
| : | De volgorde van het bankbestand wordt gehanteerd. In deze volgorde levert de bank de mutaties aan. |
| : | De mutaties worden gesorteerd op valutadatum. |
Subadministratie
Dit is de omschrijving zoals die in de mutatie van het bankboek zal worden vermeld in het geval van de subadministratie (debiteuren of crediteuren). Een van de volgende opties kan worden gekozen:
| : | De zoeknaam van de debiteur of crediteur zoals die is vermeld in de basisgegevens van Minox wordt overgenomen in de omschrijving van de bankmutatie. |
| : | De omschrijving zoals die in het bankbestand voorkomt, wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
| : | De naam zoals die in het bankbestand voorkomt bij "tegenrekening", wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
| : | Er kan handmatig een tekst worden ingevoerd. Deze tekst wordt opgenomen in het veld Omschrijving van iedere bankmutatie. |
Grootboek
Dit is de omschrijving zoals die in de mutatie van het bankboek zal worden vermeld in het geval van een grootboekrekening. Een van de volgende opties kan worden gekozen:
| : | De omschrijving zoals die in het bankbestand voorkomt, wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
| : | De naam zoals die in het bankbestand voorkomt bij "tegenrekening", wordt overgenomen in het veld Omschrijving van de bankmutatie. |
| : | Er kan handmatig een tekst worden ingevoerd. Deze tekst wordt opgenomen in het veld Omschrijving van iedere bankmutatie. |
![]() | OK De ingegeven selecties zijn akkoord en de tab Voorstel wordt geopend. |
![]() | Annuleren Het programma Verwerking bankmutaties wordt afgesloten. |
Voorstel
Navigatie
Navigeren door de regels in de tab Voorstel kan met behulp van de pijltoetsen.
![]() | U kunt naar de eerste regel van het Voorstel door middel van deze knop. |
![]() | U kunt naar de vorige regel door middel van deze knop. |
![]() | Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven. |
![]() | U kunt naar de volgende regel door middel van deze knop. |
![]() | U kunt naar de laatste regel van het Voorstel door middel van deze knop. |
Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.
Knoppen
Met behulp van de knoppen kan er snel en efficiënt worden gewerkt.
Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.
Dit is mede afhankelijk van de tab (Voorstel of Details) waarin u zich bevindt.
Knop | Omschrijving | Beschikbaar in Tab |
---|---|---|
![]() | Aanmaken | Details |
![]() | Tussenvoegen | Details |
![]() | Opslaan Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakte regel. | Details |
![]() | Opslaan en Nieuwe regel Het opslaan van de wijzigingen of van een nieuw aangemaakt regel. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuwe regel gestart. | Details |
![]() | Annuleren Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden. | Details |
![]() | Verwijderen regel Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden. | Voorstel Details |
![]() | Filters Door het instellen van een filter met bijv. de Niet (geheel) bevestigde regels, is het gemakkelijk om te bekijken welke regels nog bewerkt moeten worden. | Voorstel |
![]() | Afdrukken
| Voorstel Details |
![]() | Verwerken | Voorstel Details |
Regels
Nadat vanuit het tabblad Selectie voor Voorstel is gekozen, verschijnt het tabblad Voorstel op scherm. Er is dan een verwerkingsvoorstel aangemaakt op basis van het geselecteerde bestand.
Aan de hand van een uitgebreide herkenningsprocedure wordt een verwerkingsvoorstel aangemaakt.
Indien de laatste keer dat er gebruik is gemaakt van het programma Verwerking bankmutaties, niet is gekozen voor Verwerken maar voor Sluiten, verschijnt direct dit tabblad op scherm met daarin het laatste betalingsvoorstel.
Alleen bankmutaties die betrekking hebben op een bank- of gironummer dat is opgegeven bij een van de dagboeken in Onderhoud → Algemeen → Dagboeken, worden in het verwerkingsvoorstel opgenomen.
De procedure, die elke bankmutatie door middel van een aantal controles probeert te herkennen, is als volgt:
1. | Crediteurenbetalingen die verricht zijn met het onderdeel Automatische betalingen worden direct herkend. Deze posten zullen worden afgeboekt van de grootboekrekening Automatische betalingen die u hebt opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie. |
2. | Debiteurenontvangsten die afkomstig zijn van het onderdeel Incasso worden direct herkend. Deze posten zullen worden afgeboekt van de grootboekrekening Incasso die u hebt opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie. |
3. | Aan de hand van het bank- of gironummer van de tegenpartij, wordt gezocht bij de bank- en gironummers die zijn ingegeven bij de debiteuren en crediteuren. Indien het nummer wordt gevonden, gaat de procedure verder met punt 7 om een factuurnummer te achterhalen. |
4. | In de omschrijving van de bankmutatie wordt gezocht naar een debiteuren- of crediteurennummer. Indien er een wordt gevonden, gaat de procedure verder met punt 7 om een factuurnummer te achterhalen. |
5. | In de omschrijving van de bankmutatie wordt gezocht naar een herkenningstekst. Wanneer een tekst wordt gevonden, die verwijst naar een grootboekrekening, dan is daarmee de bankmutatie herkend en stopt de procedure. Wordt een tekst gevonden, die verwijst naar een debiteuren- of crediteurennummer, dan gaat de procedure verder met punt 7 om een factuurnummer te achterhalen. |
6. | Indien in de omschrijving van de bankmutatie een (factuur)nummer is vermeld, dan wordt het hele openstaande posten-bestand gecontroleerd op aanwezigheid van dat nummer. Indien dit niet lukt, dan wordt de herkenningsprocedure gestopt en is de bankmutatie niet herkend. |
7. | Nadat is vastgesteld op welke debiteur of crediteur de mutatie betrekking heeft, wordt verder gezocht naar een bijbehorende openstaande post. Dit gebeurt door in de bankmutatie te zoeken naar een opgegeven factuurnummer of factuurnummers. Wordt er geen factuurnummer gevonden, dan blijft het bij een gedeeltelijke herkenning: Status "Niet geheel bevestigd". |
Het programma is in staat om eventuele verzamelbetalingen te verwerken, mits de factuurnummers, waarop de betaling betrekking heeft in het betalingskenmerk zijn opgenomen. Nadat een eerste factuur is herkend en het betaalde bedrag is groter dan het factuurbedrag dan gaat het programma op zoek naar een volgende factuur, totdat het volledige bedrag is afgeletterd of totdat er geen factuur meer wordt gevonden. In het laatste geval blijft er een onverwerkt bedrag over en zal de bankmutatie als "Niet bevestigd" worden gemarkeerd.
Wijzigen regel (naar tabblad Details)
![]() | Bestaande regel wijzigen. Automatisch komt de cursor in de Bewerkingsmodus. (Dit kan ook door op de tab Details te klikken.) |
Zie ook de beschrijving van de knoppen in de knoppenbalk voor nog meer mogelijkheden.
Details
Voorstel gegevens
Bovenin het scherm staat de volgende informatie:
| Dit is het bankrekeningnummer zoals dat voorkomt in het te verwerken bestand. Het is niet mogelijk om dit nummer aan te passen. Het rekeningnummer dient te zijn ingevuld in één van de dagboeken met de soort Bank in Onderhoud → Algemeen → Dagboeken. Indien er verschillende bankrekeningnummers aanwezig zijn in het bestand dan worden deze regels ook in verschillende dagboeken ingelezen. | |||||||||
| Aan de hand van dit bank- of gironummer van de tegenpartij, wordt gezocht bij de bank- en gironummers die zijn ingegeven bij de debiteuren en crediteuren. | |||||||||
| Het nummer van het bankafschrift. Dit nummer wordt automatisch door Minox gegenereerd en bestaat uit de dag en de maand van de systeemdatum (bijvoorbeeld 1209 voor 12 september). | |||||||||
| Dit is de valutadatum zoals die vermeld is op het bankafschrift. De datum op de boekingsregel mag afwijken van deze valutadatum. | |||||||||
| Dit is de omschrijving zoals die vermeld is op het bankafschrift. O.a. aan de hand van deze omschrijving probeert Minox de bankmutatie automatisch in te lezen. | |||||||||
| Er zijn drie mogelijkheden:
| |||||||||
| Criteria waarop een rekening wordt herkend:
| |||||||||
| Mogelijkheden:
| |||||||||
| De naam van de tegenpartij. | |||||||||
| Afhankelijk van de mutatie (betaling van debiteur of betaling aan crediteur) staat hier een positief of negatief bedrag. | |||||||||
| Het bedrag dat hier staat moet (nog) worden afgeboekt. Als de mutatie correct is afgeboekt, staat hier hetzelfde bedrag als in het veld Bedrag. | |||||||||
| Voor het correct verwerken van een bankmutatie moet de rubriek Te verwerken leeg zijn als u de tab Details sluit. Alle bedragen die hier staan, worden tijdens de definitieve verwerking van het verwerkingsvoorstel geboekt op de rekening Boekingsverschillen die u hebt opgegeven in de tab Grootboek van Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie. |
Status
De status wordt automatisch door Minox bepaald:
![]() | : | Bevestigd Bankmutaties krijgen de status Bevestigd als:
|
![]() | : | Niet bevestigd Bankmutaties krijgen de status Niet bevestigd als:
|
Desgewenst is het mogelijk om hier de status aan te passen.
Info
In het midden van het scherm staat informatie over o.a. de geselecteerde rekening:
Omschrijving rekeningnr.
Na de ingave van het rekeningnummer op de regel, treft u hier informatie aan:
| : | Grootboekrekeningnummer, Omschrijving en Voorstel BTW-code. |
| : | Nummer, Naam, Adres en Woonplaats. |
| : | Nummer, Naam, Adres en Woonplaats. |
Memo
Indien in de basisgegevens van de rekening het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond.
Omschrijving kostensoort/-plaats
Indien bij een grootboekrekening sprake is van een kostensoort en -plaats, worden hiervan de nummers en omschrijvingen getoond.
Openstaande post info
Ingeval van een debiteur of crediteur wordt hier de informatie weergegeven van de openstaande post.
| : | Het factuurnummer van de openstaande post. |
| : | De datum waarmee de openstaande post is ingeboekt. |
| : | De valutacode van de openstaande post wordt hier vermeld. |
| : | Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR). |
| : | Hier staat het reeds betaalde bedrag van de openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR). |
| : | Hier staat het saldo van de openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR). Het veld is leeg indien de post in zijn geheel is betaald. |
| : | Indien van toepassing, wordt weergegeven of er sprake is van Kredietbeperking of Betalingskorting. |
| : | Bedrag dat na betaling nog openstaat. |
Regel bewerken
Wanneer een bankmutatie geheel of gedeeltelijk is herkend, staan hier de door Minox voorgestelde boeking(en).
Deze boekingsregels kunt u aanvullen of wijzigen. De werking van dit gedeelte is identiek aan die van de boekingsprogramma's.
Wanneer een openstaande post niet volledig is betaald, blijft de post openstaan met het restant-bedrag. Als het restant-bedrag afgeboekt mag worden, dient u zelf de noodzakelijke boekingen toe te voegen (Betalingsverschillen / aan Debiteuren).
Verwerken
Periodenr.
Hier kunt u het periodenummer ingeven waarin de mutaties verwerkt dienen te worden.
Overnemen bankrekeningnr.
Een van de belangrijkste sleutels voor herkenning van een bankmutatie is het bank/gironummer van de tegenpartij. Dit nummer is uniek en wordt altijd in de bankmutatie vermeld. Wanneer een bankmutatie is bevestigd, kunt u het bank/gironummer automatisch op laten nemen in de stamgegevens van de herkende debiteur of crediteur.