Taken → Opties → Aanmaken nieuw boekjaar

Via de bovenstaande menu optie maak je een nieuw boekjaar aan. Hieronder zijn een aantal zaken op een rijtje gezet die je tijdens het aanmaken en inrichten van het nieuwe boekjaar eventueel tegen zou kunnen komen of waarover wellicht vragen bestaan.

Huidig boekjaar

Afdrukken → Grootboek → BTW-aangifte  

• Herrekende aangifte: 

Indien in het oude/huidige boekjaar nog een aangifte gedaan moet worden, bijvoorbeeld omdat er na de laatste aangifte nog iets is veranderd.
Van de verzonden elektronische aangiften  blijft een kopiebestand staan.
Bij het aanmaken van een Voorlopige of een Definitieve cumulatieve BTW-aangifte kun je de eerdere aangiften betrekken zodat je in feite een herrekende aangifte krijgt.
Je dient in dat geval deze optie "Herrekende aangifte" aan te vinken en bij "Periodenr. van"  voor Periode 1, en bij "Periodenr. t/m" voor de gewenste periode te kiezen.

Onderhoud → Grootboek

• Balans / WV-code
        - Alleen saldi van balansrekeningen worden overgenomen.
        - Geen codes? Dan 0 voor balans en 1 voor W&V. Zie ook Balans en Winst en verlies codes
        - Worden foutieve saldi overgenomen? In beide boekjaren Balans/WV-code aanpassen en daarna de beginbalans opnieuw overnemen.
• Kostensoorten / -plaatsen: zie hieronder het kopje : " Onderhoud>Kostensoorten/plaatsen"
  Activeren of wijzigen alleen mogelijk in een nieuw boekjaar (dus zonder mutaties).
• Budgetverdeelsleutels en Budgetten
  Saldo van W&V-rekeningen van het vorige jaar kunnen als budget worden overgenomen in het nieuwe jaar.

Onderhoud → Algemeen → Verwijzingsrekeningen

• Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar, is het mogelijk om het saldo van een grootboekrekening in de beginbalans over te boeken naar een andere grootboekrekening, een zgn. verwijzingsrekening. Ook bij het opnieuw overnemen van de beginbalans (in het nieuwe boekjaar) zal het saldo worden overgeboekt naar de verwijzingsrekening. 
  Dit kan o.a. worden gebruikt voor:
  - BTW vorig boekjaar
  - Eenmanszaak; privé-opnames en -stortingen, inkomstenbelasting enz. overboeken naar grootboekrekening Kapitaal

Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie

• Tab Grootboek: Te verdelen resultaat
  Het "onverdeelde resultaat" van het oude boekjaar wordt bij het aanmaken van een nieuw boekjaar naar deze grootboekrekening geboekt. NB.: indien hier niets is ingevuld, gebruikt Minox in het nieuwe boekjaar de tegenrekening van het dagboek Beginbalans voro het onverdeelde resultaat.

Nieuw boekjaar

Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie

• Tab BTW: BTW op grootboek
  Door het aanvinken van deze optie boek je de BTW op grootboekniveau, hetgeen 'controle-technisch' voordelen biedt. Het controleren of op de betreffende grootboekrekening de juiste BTW is geboekt, is een van de mogelijkheden om vast te stellen of er een correcte BTW-aangifte wordt of is gedaan. 
• Tab Verkoop: verkoopfactuurnummer
  Hier toets je voor de verkoopfacturen het eerste nummer in voor het nieuwe jaar in. Daarna wordt bij iedere factuur het nummer automatisch verhoogd met 1.

Onderhoud → Kostensoorten/-plaatsen

• Aanmaken kostensoorten en kostenplaatsen : let erop dat dit in beide boekjaren gelijk moet zijn om de juiste saldi op de kostensoorten en plaatsen te waarborgen. Maak je een nieuwe kosten soort of plaats aan, zorg dan dat deze in beide boekjaren wordt aangemaakt.

Onderhoud → Grootboek

• Controleer of in beide boekjaren dezelfde Kostensoorten aan grootboek rekeningen zijn gekoppeld.

Scan & Herken

• Facturen worden automatisch ingelezen in het juiste boekjaar
• Scan & Herken facturen kunnen verplaatst worden naar een ander boekjaar door dubbel te klikken op het periodenummer in het voorstel. Als facturen worden verplaatst naar het nieuwe boekjaar zal de herkenning opnieuw worden uitgevoerd en komen reeds aangepaste boekingen te vervallen.
• Scan & Herken facturen waarvoor geen boekjaar kan worden gevonden worden nu in het laatste boekjaar geplaatst. Dus een factuur met datum 03-01-2022 waarbij boekjaar 2022 nog niet is aangemaakt wordt dus in het scan & herken voorstel 2021 gezet.
• Debiteuren / crediteuren die automatisch worden aangemaakt kijken nu voor het eerste vrije nummer zowel in het huidige, vorige als volgende boekjaar. Zo worden conflicten dat hetzelfde nummer over verschillende boekjaren wordt uitgegeven aan verschillende klanten/leveranciers vermeden.

Taken → Opties → Opnieuw overnemen beginbalans

• Wijzigingen van het vorige jaar overnemen.
  Dit programma zorgt voor het opnieuw overnemen van de beginbalans. Met dit programma kan men in een boekjaar opnieuw de beginbalans overnemen op basis van de eindbalans van het vorige boekjaar (= huidig boekjaar -1).