Welke gebruiker is nodig voor de nieuwe koppeling tussen Minox en Loket.nl?

• De gebruiker moet een nieuwe standaard Loket.nl gebruiker zijn (geen webservicegebruiker) die speciaal wordt aangemaakt voor de koppeling en nergens anders voor wordt gebruikt.

• De gebruiker moet actief zijn (niet geblokkeerd).

• De gebruiker moet toegang hebben tot de werkgever. Dit kan door middel van teams of door de gebruiker direct bij de werkgever aan te maken.

• De gebruiker moet (individueel of via het team) in ieder geval rechten hebben voor ‘starten journaalrun’ en ‘exporteren journaalrun’.

Aanvullende zaken

• De werkgever moet het ‘journaalprofiel 940’ gebruiken.

• Bij het inrichten van het journaalprofiel kun je per grootboekrekening bepalen of je wilt verdichten.

• Een (reeds bestaande) SOAP webservicegebruiker is niet bruikbaar voor de nieuwe koppeling tussen Minox en Loket.

Gebruikersbeheer en het toekennen van rechten is aan de accountant en/of de werkgever.

Voor meer informatie over de instellingen in Loket.nl verwijzen we naar de website van Loket.nl of naar de helpdesk van Loket.nl.

• Open de administratie en ga naar Onderhoud > Koppelingen > Loket.nl

• Vul het administratienummer van de werkgever (uit Loket.nl) in.

• Geef de "Ophalen vanaf" datum in.

• Geef het e-mailadres op, waarmee je wordt geinformeerd over eventuele problemen bij het ophalen van de loonjournalen.

• Selecteer het dagboek voor de loonjournalen. Dit moet een dagboek van het type Memo zijn.

• Geef de grootboekrekening voor vraagposten op. Deze wordt alleen gebruikt als er vanuit Loket.nl geen of een ongeldige grootboekrekening wordt aangeleverd.

• Bepaal de standaard kostenplaats. Deze wordt gebruikt als er vanuit Loket.nl geen of een ongeldige kostenplaats wordt aangeleverd.

• Zet het vinkje bij "Koppeling actief" aan en druk op de button Koppelen.

• Log in met de inloggegevens van Loket.nl en klik daarna op Toestaan

• Klik, weer terug in het Minox scherm, op Opslaan.

Elke nacht haalt Minox automatisch de loonjournalen op uit Loket.nl en boekt deze in Minox. Dit betekent dat na het instellen van de koppeling, het resultaat pas de volgende dag te zien is.

Om het resultaat direct te zien, kan er gebruik gemaakt worden van de knop ‘Journaalposten synchroniseren’ onderaan in het scherm Onderhoud | Koppelingen | Loket.nl.

In Onderhoud | Koppelingen | Loket.nl > tab Historie wordt bijgehouden welke journaalruns inmiddels zijn opgehaald en ingelezen. Een ingelezen run kan niet kan niet een tweede keer worden ingelezen, tenzij de koppeling eerst wordt opgeheven. Zie beschrijving verderop.

Als het ophalen van de loonjournalen niet lukt, omdat de instellingen in Loket.nl niet correct zijn, dan ontvang je automatisch een e-mail bericht. De optie "Koppeling actief" in Minox wordt dan automatisch uitgezet, om herhaling van foutberichten te voorkomen.

Wanneer de instellingen in Loket.nl zijn gecorrigeerd, moet in Minox de optie "Koppeling actief" handmatig weer aangezet worden. Klik dan weer op Opslaan. Je kunt daarna met de button "Journaalposten synchroniseren" direct de koppeling testen.

Als je in Minox kiest voor "Koppeling opheffen" dan wordt het koppelingsscherm leeggemaakt en de historie van alle ingelezen journaalruns verwijderd. Je kunt de koppeling dan weer opnieuw aanmaken en bepalen vanaf welke datum de journaalruns weer ingelezen moeten worden. Hou er rekening mee dat bij het opheffen van de koppeling niet de eerder ingelezen journaalposten worden verwijderd. Indien gewenst, dan kan dit via Taken > Boeken.