Met Scan & Herken is het mogelijk om gescande inkoopdocumenten en verkoopdocumenten snel en eenvoudig in de administratie te verwerken. Met bijvoorbeeld je mobiel of scanner maak je van de factuur een kopie. De kopie mail je vervolgens naar het e-mailadres dat met de administratie is gekoppeld.

Zie ook extra informatie over het aantal facturen in een email aan Scan en Herken

Aan de hand van het KvK-nummer van de leverancier koppelt Minox de inkoopfactuur aan de bijbehorende crediteurenrekening. Dit nummer kun je opslaan in het tabblad Financieel van Onderhoud | Crediteuren. Toets hier ook een voorstel tegenrekening in, zodat Minox een complete journaalpost in het Scan & Herken- voorstel genereert. Je hoeft dan alleen nog maar het voorstel te verwerken, zodat de posten uit het voorstel in het inkoopboek worden doorgeboekt.
Ook een verkoopfactuur kan worden verwerkt in Scan & Herken.

Wat is een UBL?

Een kopie wordt meestal als PDF of afbeelding (jpg, png, bmp) ingezonden. Deze formaten zijn echter elektronisch niet leesbaar en worden om die reden eerst vertaald naar een UBL alvorens ze in Minox worden ingelezen.

Universal Business Language (UBL) is in Nederland een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, dus ook voor het opstellen van facturen. UBL staat voor een serie afspraken over een digitale gegevensstructuur in een bepaald standaardformaat, welke inmiddels wereldwijd bekend is. Hierdoor kan ieder softwarepakket dat zich aan dit standaardformaat houdt, facturen inlezen waardoor deze automatisch worden geboekt.

Bekijk hier een video over Scan & Herken:

Basisgegevens

Voordat je een eerste opdracht voor Scan & Herken kunt maken, dien je de volgende onderdelen in de administratie te controleren en/of in te voeren:

Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie | tab Algemeen

Indien je met Premium herkenning gaat werken, dienen ten minste de volgende velden te worden ingevuld.

E-mailadres

Het e-mailadres dat hier wordt ingevuld, wordt automatisch door het programma Scan & Herken opgegeven bij de e-mailadressen vanaf welke documenten kunnen worden opgestuurd voor Scan & Herken.

KvK-nummer

Hier dien je je nummer van de Kamer van Koophandel in te toetsen.

Realtime herkenning of Premium herkenning?

Maak je keuze en leg deze vast in Onderhoud → Algemeen → Scan & Herken / UBL.
Klik hier voor meer informatie.

Onderhoud | Crediteuren | Tab Financieel

Voorstel tegenrekening

Een inkoopfactuur wordt door Scan & Herken altijd tegengeboekt op één vaste tegenrekening. Deze tegenrekening kan worden vastgelegd per crediteur. Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingevoerd, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek.

Indien een inkoopfactuur wordt aangeboden van een crediteur zonder een tegenrekening, wordt deze inkoopfactuur derhalve maar gedeeltelijk herkend.

Geen tegenrekening?

Grootboekrekening Boekingsverschillen wordt gebruikt

Voor facturen die niet worden herkend bij het inlezen, gebruikt Minox de grootboekrekening Boekings-/betalingsverschillen. Deze grootboekrekening is gedefinieerd in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

Om ook de facturen waarop BTW wordt berekend op een juiste manier te laten verwerken, is het verstandig om bij de grootboekrekening Boekingsverschillen de optie "BTW wijzigbaar aan te vinken". Je geeft geen voorstel BTW-code in.
De juiste BTW-code wordt dan gebruikt bij het inlezen van de factuur. Hierdoor zal het aanpassen van de regel naar de juiste grootboekrekening (bijv. inkopen of kosten) gemakkelijker verlopen.

K.v.K.-nummer

Het nummer van de Kamer van Koophandel van de leverancier dient te worden vastgelegd. O.a. op basis hiervan wordt bepaald op welk crediteurennummer de inkoopfactuur wordt geboekt.
Indien een inkoopfactuur wordt aangeboden van een crediteur zonder een KvK-nummer, wordt deze inkoopfactuur aangemerkt als "gedeeltelijk herkend".

Kasbonnen, declaraties, etc.

Behalve inkoopfacturen, Kun je de volgende documenten sturen naar KvK-nummer@minoxscan.nl . Je dient voor deze documenten een crediteur aan te maken met een fictief KvK-nummer. Hierdoor worden bijv. de kasstukken geboekt op de crediteur met KvK-nummer 99999999. Er kunnen verschillende crediteuren worden aangemaakt voor de volgende documenten:

Document	K.v.K.-nummer
Kas	99999999
Pin	99999998
Declaratie	99999996
Inkoopverklaring	99999995
Belastingdienst	27365323

Automatisch crediteuren aanmaken

Het is niet noodzakelijk om crediteuren aan te maken voordat je gaat werken met Scan & Herken. Je kunt ervoor kiezen om deze automatisch aan te laten maken door het Scan & Herken programma. Zie instellingen.

Inkoopverklaring

Koop je veel van particulieren of heb je veel contante inkopen? Inkoopverklaringen kun je ook via premium herkenning laten verwerken. Dit doe je zo:

Maak een apart emailadres aan, bijvoorbeeld inkoopverklaring@minoxscan.nl
Maak een template waarop duidelijk staat. Hier hiernaast voor een voorbeeld template.
Vul deze in, maak direct een kopie en stuur hem in naar het hierboven gebruikte emailadres.

Voorbeeld inkoopverklaring

> Klik op de afbeelding om deze te vergroten.

Onderhoud | Debiteuren | Tab Financieel

Voorstel tegenrekening

Een verkoopfactuur wordt door Scan & Herken altijd tegengeboekt op één vaste tegenrekening. Deze tegenrekening kan worden vastgelegd per debiteur. Het grootboekrekeningnummer dat hier wordt ingevoerd, dient aanwezig te zijn in Onderhoud | Grootboek.

Indien een verkoopfactuur wordt aangeboden van een debiteur zonder een tegenrekening, wordt deze factuur daarom maar gedeeltelijk herkend.

Geen tegenrekening?

Grootboekrekening Boekingsverschillen wordt gebruikt

Voor facturen die niet worden herkend bij het inlezen, gebruikt Minox de grootboekrekening Boekings-/betalingsverschillen. Deze grootboekrekening is gedefinieerd in de tab Grootboek van Onderhoud | Algemeen | Basisgegevens administratie.

KvK-nummer

Door de aanwezigheid van het nummer van de Kamer van Koophandel van de debiteur, wordt een verkoopfactuur sneller herkend. Het is niet noodzakelijk het nummer in te vullen voordat je gaat werken met Scan & Herken. Bij het verwerken van de eerste verkoopfactuur van de debiteur, biedt Minox aan om dit nummer op te slaan in de kaart van de betreffende debiteur.

Automatisch debiteuren aanmaken

Het is niet noodzakelijk om debiteuren aan te maken voordat je gaat werken met Scan & Herken. Je kunt ervoor kiezen om deze automatisch aan te laten maken door het Scan & Herken programma. Zie instellingen.

Krijg ik een bevestiging als mijn inkoopdocument is ontvangen?

Doorgaans staan documenten, die door Minox verwerkt kunnen worden, binnen 4 uur gereed als boekingsvoorstel om in het inkoopboek of verkoopboek verwerkt te worden.

Alleen als een document niet verwerkt kan worden ontvangt u een retour-mail met een verklaring. Mogelijke verklaringen zijn:

Spookfacturen	Zgn. spookfacturen van afzenders die bekend zijn bij de Kamer van Koophandel worden direct door het systeem herkend en onderschept.
Dubbele facturen	Dubbele inkoopfacturen worden herkend en slechts eenmaal verwerkt. Let op! Kas- en pinbonnen bevatten niet altijd een uniek nummer, waardoor een automatische controle op dubbele waarden niet mogelijk is. Hierdoor kunnen dezelfde bonnen meerdere malen worden verwerkt. Voor scans van kas- en pinbonnen is derhalve zorgvuldigheid bij de gebruiker gewenst.
Onleesbare facturen	De factuur moet goed leesbaar zijn om te kunnen worden verwerkt.
Facturen zonder geldig K.v.K.-nr.	In de database van de Kamer van Koophandel wordt gecontroleerd of het KvK-nummer van de leverancier klopt.
Geen inkoopdocument	Indien het document geen inkoopfactuur is - maar bijvoorbeeld een afleverbon, opdrachtbevestiging of betalingsherinnering, wordt deze niet verwerkt

Bij het opstarten en selecteren van een administratie in Minox ziet de gebruiker, naast het administratienummer en -naam, het aantal in te lezen documenten (UBL's) voor Scan & Herken. Dit aantal wordt continu bijgewerkt en blijft staan totdat de documenten verwerkt zijn in de administratie.

Opvragen E-mailhistorie

Alle documenten die zijn ingestuurd, worden hier getoond. In de tab OCR kun je bijvoorbeeld zien of een factuur geaccepteerd is of nog in behandeling.
Ook als een document niet van een geldige afzender komt of wordt afgekeurd, is dat hier zichtbaar.

Je vindt dit programma in het menu:
Opvragen | E-mailhistorie

Taken | Documenten

In Taken | Documenten kun je ook de naar de administratie ingestuurde documenten bekijken, en je kunt hier ook nog aanvullende informatie bekijken, acties ondernemen voor documenten die niet verwerkt konden worden en/of verwijderd zijn, specifieke documenten zoeken, de PDF en/of UBL van een factuur downloaden en een memo aan het document toevoegen. Zie De Quick Guide Taken | Documenten voor meer informatie.

Het Boekingsvoorstel

Aan de hand van de ingestelde basisgegevens genereert Minox een boekingsvoorstel in het programma Taken | Scan & Herken UBL. Indien er geen gegevens zijn gevonden wordt dit in de "status" aangegeven.

Onderaan deze helppagina vind je een overzicht van alle beschikbare knoppen. Hieronder een aantal functies die vooral voor de tab Voorstel van Scan & Herken van belang zijn:

	Omschrijving
	Deze knop geeft aan of je inkoopfacturen verwerkt of verkoopfacturen. Klik op de knop om te kunnen wisselen tussen deze onderdelen.
	Instellingen Inkoop Factuurnr. Het is mogelijk om aan te geven welk factuurnummer gehanteerd dient te worden bij de doorboeking naar het inkoopboek: Intern factuurnummer Extern factuurnummer * Indien het externe factuurnummer niet numeriek is of meer dan 8 cijfers bevat, worden de laatste cijfers van het externe factuurnummer gebruikt (maximaal 8 cijfers). Als er geen factuurnummer op het document staat, wordt van de datum een nummer gemaakt. Automatisch aanmaken crediteur Door deze optie aan te vinken, wordt een crediteur die nog niet aanwezig is in de basisgegevens, automatisch aangemaakt door Scan & Herken. Omschrijving Verder kan voor de crediteur en/of grootboek de volgende informatie worden opgenomen in de omschrijving van de boekingsregel: Naam leverancier (zoals vermeld op de factuur) Zoeknaam crediteur (uit Minox) Extern factuurnummer Eigen tekst Het is mogelijk om één of meerder opties aan te vinken. Hierbij dient te worden opgemerkt dat maximaal 50 tekens kunnen worden opgeslagen. Tussen de verschillende omschrijvingen wordt een koppelteken (-) geplaatst. Opties voor verwerken: Dagboekbladen aanmaken op basis van periode Om een goed overzicht te houden van de verwerkte facturen is het belangrijk deze optie aan te vinken. Alle bladen met dezelfde periode worden in hetzelfde dagboekblad verwerkt. Hierdoor komen alle facturen van januari in blad 1, februari in blad 2 enz. Overnemen KvK-nummer Bij crediteuren waar geen KvK-nummer bekend is en deze wel beschikbaar zijn op de ingelezen documenten, kan het KvK-nummer door Minox worden aangevuld. Vink daarvoor deze optie aan. Tegenrekening aanvullen voor crediteur Is er nog geen tegenrekening ingvuld bij de crediteur? Door het aanvinken van deze optie wordt dit bij het verwerken van het voorstel gecontroleerd en aangevuld indien van toepassing. Instellingen Verkoop Belangrijk! De knop Instellingen is ook beschikbaar bij de Verkoopfacturen. Controleer ook daar of alle instellingen juist zijn.
	Inlezen UBL Indien je facturen in UBL-formaat ontvangt, Kun je deze direct in Minox inlezen. Voor Facturen die tegelijk in PDF en UBL-formaat naar minoxscan.nl-mailadres worden gestuurd, worden geen kosten in rekening gebracht. Voor de overige bestandsformaten worden kosten in rekening gebracht. Zie Onderhoud Scan & Herken voor uitleg. Voorwaarde voor het direct inlezen van een inkoopfactuur in Scan & Herken is, dat de betreffende factuur is opgemaakt in het UBL-formaat. In het onderstaande venster kiest u voor Bestanden selecteren. Het is mogelijk om één of meerdere inkoopfacturen te selecteren en in te lezen. Een factuur die door middel van deze knop alleen in PDF formaat wordt ingelezen, gaat NIET langs de herkenningsservice. Bij het inlezen van PDF-bestanden, zal de omschrijving "Ingelezen PDF" verschijnen. De factuur / bon moet handmatig worden aangevuld zodat hij kan worden verwerkt.
	Inlezen bulk Om een bestand te kunnen verwerken dat meerdere facturen en/of bonnen bevat, kan deze knop worden gebruikt. Zie voor een beschrijving de Quick Guide over Inlezen bulk.
	Herlezen Indien gegevens zijn gewijzigd die betrekking hebben op de aanwezige inkoopfacturen, dan kunnen deze worden herlezen. Bijvoorbeeld een crediteur die (alsnog) is aangemaakt of een tegenrekening die is toegekend aan een crediteur.
	Crediteuren / Debiteuren Van een geselecteerde regel, kan direct de bijbehorende crediteurenkaart worden opgevraagd. Met name als een nieuwe crediteur of debiteur automatisch is aangemaakt, is dit een handige knop. Gegevens als de betalingsconditie, voorstel tegenrekening en betalingsreferentie kunnen worden aangevuld in de crediteuren-/debiteurenkaart.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Minox Online > Taken | Scan en Herken UBL > Tip2.png Zie onderdeel Knoppen onderaan deze pagina voor een compleet overzicht van alle Knoppen.

Regels

Wijzigen

Door te klikken op de icoon Wijzigen, wordt het tabblad Details geopend. Van de geselecteerde inkoopfactuur worden de specificaties getoond. Je kunt i.p.v. op deze icoon, ook met de muis op de tab Details klikken.

Status

De status van een inkoopfactuur is belangrijk voor de verdere verwerking in de financiële administratie.
Door te klikken op de kolomtitel Status is het mogelijk om inkoopfacturen te sorteren op status. Hierdoor heeft u direct inzicht in de nog aan te passen documenten.

Status	Omschrijving
	Bevestigd Indien van de betreffende inkoopfactuur zowel het KvK-nummer als de voorstel tegenrekening bekend is, krijgt de inkoopfactuur de status Bevestigd. De factuur is gereed voor verwerking in de financiële administratie. Externe factuurnummer is ingekort Deze melding betekent dat het factuurnummer van de leverancier te groot is voor het veld Factuurnummer van Minox. De laatste 8 posities van het externe factuurnummer worden door Minox overgenomen in Factuurnummer. In de Omschrijving staat het complete externe factuurnummer.
	Niet gevonden De crediteur is niet door Minox gevonden. Het programma biedt de mogelijkheid om de crediteur aan te maken. Nadat u het crediteurennummer heeft toegekend, worden (aan de hand van het nummer van de KvK) de naam, adres, postcode en woonplaats ingevuld. Foutief bestand Indien een bestand niet door Scan & Herken kan worden verwerkt, verschijnt deze melding. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn van een foutief BTW-percentage, zoals 6% in administratie van 2019 of later.
	Geblokkeerd Het is mogelijk om een post te blokkeren, bijvoorbeeld omdat de post niet in de huidige verwerkingsperiode valt. Iedere status kan worden gewijzigd in de status "Geblokkeerd". Hiermee wordt voorkomen dat de post in de huidige verwerking wordt opgenomen.
	Geen Kvk-nr. Een post krijgt deze status indien de crediteur wel wordt herkend, maar niet het KvK-nummer. Indien de post wel door u aan de crediteur wordt toegekend, zal Minox automatisch het KvK-nummer in de basisgegevens van de crediteur plaatsen. Hierdoor zal de post een eventueel volgende keer sneller worden herkend. Crediteur zonder tegenrekening Bij de betreffende crediteur is geen tegenrekening vermeld in de basisgegevens. Het bedrag zal door Minox worden geboekt op de grootboekrekening Boekingsverschillen. Zie hiervoor Onderhoud → Algemeen → Basisgegevens administratie → tab Grootboek. Het is mogelijk om alsnog deze tegenrekening aan te passen in de Details.
	Dubbele facturen Een factuur die handmatig wordt ingelezen, middels de knop Inlezen UBL, wordt indien deze factuur voor de tweede keer wordt ingelezen door Minox herkend. Afhankelijk van de situatie, wordt in de omschrijving aangegeven: Factuur is reeds als openstaande post aanwezig of Factuur is reeds in het voorstel aanwezig
	Geen kostenplaatsnr. Indien de tegenrekening van de crediteur een kostensoortnummer bevat, is de ingave van een kostenplaatsnummer verplicht.

Rekeningnummer, Naam en Plaats

In deze kolommen worden van de crediteur het nummer, de naam en de woonplaats vermeld.

Factuurdatum

De datum waarmee de openstaande post wordt ingeboekt.

Periodenr.

De periode waarin de factuur zal worden verwerkt.

Klik op het periodenummer om de periode en/of boekjaar te wijzigen waarin de factuur verwerkt moet worden.

Valuta

De valutacode van de openstaande post.

Bedrag

Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta (EUR).

Details

Onderaan deze helppagina treft u een overzicht aan van alle beschikbare knoppen. Hieronder treft u een aantal functies aan die vooral voor de tab Details van Scan & Herken van belang zijn:

Omschrijving

Minox Online > Taken | Scan en Herken UBL > Knop_Vorige.png

Minox Online > Taken | Scan en Herken UBL > Knop_Volgende.png

Vorige en Volgende
Om op een snelle manier te bladeren door de facturen in het Voorstel, Kun je gebruik maken van deze knoppen.
Het is dus niet nodig om hiervoor de tab Voorstel te openen.

Herlezen
Indien gegevens zijn gewijzigd die betrekking hebben op de aanwezige inkoopfacturen, dan kunnen deze worden herlezen.
Bijvoorbeeld een crediteur die (alsnog) is aangemaakt of een tegenrekening die is toegekend aan een crediteur.
Hierdoor kan de status van een factuur wijzigen.

Minox Online > Taken | Scan en Herken UBL > Knop_Crediteuren.png

Crediteuren
Van een geselecteerde regel, kan direct de bijbehorende crediteurenkaart worden opgevraagd.

Minox Online > Taken | Scan en Herken UBL > SH-Status Niet gevonden.png Als de status van de geselecteerde regel "Niet gevonden" is, is de crediteur nog niet aanwezig in de basisgegevens. Minox biedt aan om deze direct aan te maken.
Nadat u een (uniek) crediteurennummer heeft ingetoetst, kunnen de gegevens van de crediteur worden bewerkt.
Een aantal velden, zoals NAW en KvK-nummer, wordt reeds ingevuld.

Minox Online > Taken | Scan en Herken UBL > SH-Status Bevestigd.png ofDe status van de regel zal automatisch wijzigen als de crediteur is aangemaakt.

Indien een knop niet beschikbaar of van toepassing is, wordt deze automatisch lichtgrijs weergegeven.

Minox Online > Taken | Scan en Herken UBL > Tip2.png Zie onderdeel Knoppen onderaan deze pagina voor een compleet overzicht van alle Knoppen.

Onder het tabblad details vindt u de volgende gegevens en opties:

Voorstel gegevens

De informatie die bovenin het scherm staat, is gebaseerd op het document (inkoopfactuur).

Status

Desgewenst kan hier de status worden aangepast. Alleen bevestigde facturen worden verwerkt.

Via de knop verwerken worden alle "bevestigde" documenten verwerkt.

Openstaande post info

Ingeval van een crediteur wordt hier de informatie weergegeven van de openstaande post.		De volgende gegevens worden - indien van toepassing - in de boekhoudvaluta (EUR) en de vreemde valuta getoond:
Extern factuurnr.		Bedrag	Hier staat het factuurbedrag van de oorspronkelijke openstaande post in de boekhoudvaluta.
Factuurnr.	Het factuurnummer van de openstaande post.	Restant	Indien een betalingskorting wordt toegepast kan een restant (% korting) worden gegeven.
Factuurdatum	De datum waarmee de openstaande post wordt ingeboekt.	Crediteur	Het bedrag dat op de crediteurenrekening wordt verwerkt.
Referentie		Tegenrekening	Het bedrag dat op de tegenrekening wordt verwerkt.
Valuta	De valutacode van de openstaande post wordt hier vermeld.	BTW
		Boekingsverschil	Wanneer het bedrag op de crediteurenrekening afwijkt van de tegenrekening ontstaat er een boekingsverschil. De rekening boekingsverschillen kan worden vastgesteld via Onderhoud → Basisgegevens Administratie → Tab Grootboek.

Omschrijving rekeningnr.

In het midden van het scherm staat informatie over o.a. de geselecteerde rekening. Na de ingave van het rekeningnummer op de regel, treft u hier informatie aan. Deze informatie is gebaseerd op de basisgegevens zoals die in het onderhoudsprogramma zijn ingetoetst.

Grootboek	Grootboekrekeningnummer, Omschrijving en voorstel BTW-code.
Crediteur	Nummer, Naam, Adres en Woonplaats.

Omschrijving kostensoort en -plaats

Indien bij een grootboekrekening sprake is van een kostensoort en -plaats, worden hiervan de nummers en omschrijvingen getoond.

Memo

Indien in de basisgegevens van de rekening het veld "Memo tonen" is aangevinkt, wordt de memotekst automatisch op het scherm getoond.

Regel bewerken

Wanneer een inkoopfactuur geheel of gedeeltelijk is herkend, staan hier de door Minox voorgestelde boeking(en). Deze boekingsregels kun je aanvullen of wijzigen. De werking van dit gedeelte is identiek aan die van de boekingsprogramma's.

Verwerken

Klik op de knop "Verwerken"om alle facturen met de status "Bevestigd" te verwerken. Indien je reeds inkoopfacturen voor een volgende periode in de voorstel hebt, kun je voorkomen dat deze worden verwerkt, door deze de status Geblokkeerd te geven. Nadat de inkoopfacturen van de huidige periode zijn verwerkt, kun je middels de knop Herlezen de juiste status weer laten bepalen door het programma.

Opties

Overnemen KvK-nummer
Bij crediteuren waarvoor in de basisgegevens van Minox nog geen KvK-nummer is ingevuld, is het mogelijk om dit KvK automatisch over te nemen uit de ingelezen documenten.
Hiervoor dien je deze optie aan te vinken.

Tegenrekening aanvullen voor crediteur
Als in de basisgegevens van de crediteur nog geen tegenrekening is ingegeven, vult Minox daar de gebruikte tegenrekening van het verwerkingsvoorstel in.

Knoppen

Navigatieknoppen

	Je kunt naar de eerste regel van het voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de eerste regel staat.
	Je kunt naar de vorige regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de eerste regel staat.
	De huidige regel (in dit geval 83) en het totaal aantal regels (186) worden automatisch weergegeven.
	Je kunt naar de volgende regel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op de laatste regel staat.
	Je kunt naar de laatste regel van het voorstel door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op de laatste regel staat.

Scan & Herken Knoppen

	Deze knop geeft aan of je inkoopfacturen verwerkt of verkoopfacturen. Klik op de knop om te kunnen wisselen tussen deze onderdelen.	Voorstel
	Aanmaken Er wordt een nieuwe regel aangemaakt. Deze regel wordt toegevoegd aan het eind van de bestaande regel(s).	Details
	Tussenvoegen Er wordt een nieuwe regel aangemaakt die wordt tussengevoegd in de bestaande regels.	Details
	Opslaan Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel.	Details
	Opslaan en Nieuwe regel Het opslaan van de wijzigingen in een bestaande regel of van een nieuw aangemaakte regel. Na het opslaan wordt direct het aanmaken van een nieuwe regel gestart.	Details
	Annuleren Het opheffen van de gemaakte wijzigingen in een regel. Ook het aanmaken van een nieuwe regel wordt hiermee ongedaan gemaakt. Het annuleren moet daarna definitief bevestigd worden.	Details
	Verwijderen record Een reeds opgeslagen regel verwijderen. De te verwijderen regel dient eerst te worden geselecteerd. Het verwijderen moet daarna definitief bevestigd worden.	Voorstel Details
	Inlezen UBL Indien je facturen in UBL-formaat ontvangt, Kun je deze direct in Minox inlezen. Voor UBL-facturen die naar minoxscan.nl-mailadres worden gestuurd, worden geen kosten in rekening gebracht. Voor de overige bestandsformaten worden kosten in rekening gebracht. Zie Onderhoud Scan & Herken voor uitleg. Direct inlezen van facturen in PDF en/of UBL Formaat: Voorwaarde voor het direct inlezen van een inkoopfactuur in Scan & Herken is, dat de betreffende factuur is opgemaakt in het UBL-formaat. In het onderstaande venster kies je voor Bestanden selecteren. Het is mogelijk om één of meerdere inkoopfacturen te selecteren en in te lezen. Bij het inlezen van PDF-bestanden, zal de omschrijving "Ingelezen PDF" verschijnen. Er vindt geen herkenning plaats en de factuur / bon kan handmatig worden verwerkt.	Voorstel
	Inlezen bulk Om een bestand te kunnen verwerken dat meerdere facturen en/of bonnen bevat, kan deze knop worden gebruikt. Zie voor een beschrijving de Quick Guide over Inlezen bulk.	Voorstel
	Herlezen Door de functie Herlezen wordt opnieuw de status bepaald voor de aanwezige inkoopfacturen met de volgende status: Niet gevonden Onvolledig Geen KvK-nr. Geen kostenplaatsnr. O.a. door het wijzigen van de basisgegevens van een of meerdere crediteuren, kan de status van de regels wijzigen: Bijvoorbeeld doordat het nummer van de Kamer van Koophandel is ingevuld en/of de voorstel tegenrekening. Indien een crediteur nog niet aanwezig was in de basisgegevens bij het inlezen van de inkoopfactuur, kan deze alsnog worden aangemaakt (bijvoorbeeld door gebruik van de knop Crediteuren). Door het gebruik van Herlezen wordt de status van de regel opnieuw bepaald.	Voorstel
	Crediteuren / Debiteuren Van een geselecteerde regel, kan direct de bijbehorende crediteurenkaart worden opgevraagd. Met name als een nieuwe crediteur of debiteur automatisch is aangemaakt, is dit een handige knop. Gegevens als de betalingsconditie, voorstel tegenrekening en betalingsreferentie kunnen worden aangevuld in de crediteuren-/debiteurenkaart.	Voorstel Details
	Document ontkoppelen Klik op deze knop als het document wilt verwijderen. De boeking blijft staan maar het gekoppelde document is niet meer aanwezig.	Voorstel
	Document inzien Met deze knop is het mogelijk om van de geselecteerde regel het document (inkoopfactuur) in te zien. De inkoopfactuur die is gemaild, wordt te allen tijde als PDF geretourneerd, ook als je de factuur in een ander formaat (bijvoorbeeld een JPG) had gemaild naar KvK-nummer@minoxscan.nl Hierdoor wordt het document altijd in dezelfde viewer geopend. In deze viewer kan het bestand desgewenst worden geprint en/of opgeslagen.	Voorstel Details
	Filters Met behulp van een filter kan worden bepaald welke regels men wenst te zien: Door het instellen van een filter met bijv. alleen de regels die nog niet bevestigd zijn, is het gemakkelijk om te bekijken welke regels nog bewerkt moeten worden.	Voorstel
	Afdrukken Door te kiezen voor Afdrukken, wordt een Verwerkingsvoorstel afgedrukt. Er kan worden gekozen voor het afdrukken van één bepaalde status of alle statussen.	Voorstel Details
	Factuur tonen / Factuur verbergen Gebruik deze knoppen om de gekoppelde factuur te tonen, resp. te verbergen.	Details
	Verwerken Klik op verwerken indien de regels akkoord zijn en kunnen worden verwerkt in het inkoopboek.	Voorstel Details